Gudang / Inventory — Manual Bengkel Pintar ERP

Ringkasan Tanggung Jawab

📦

Manajemen Stok

Pantau stok semua sparepart, atur min/max stok, lokasi rak.

📥

Terima PO

Verifikasi & catat barang masuk dari supplier.

🔩

Approve Parts Request

Cek & setujui permintaan part dari mekanik.

📊

Stock Opname

Cek fisik berkala & rekonsiliasi dengan sistem.

🔄

Stock Transfer

Transfer barang antar cabang.

📈

Analytics Stok

Fast/slow moving, dead stock, turnover ratio.

Master Inventory — Daftar Barang

bengkelpintar.app/inventory

Master Inventory — daftar semua sparepart, stok aktual, nilai stok, lokasi

1

Tambah barang baru

Klik + Tambah. Isi: kode part, nama, kategori, satuan, harga beli, harga jual, stok awal, min stok.

💡 Setting min stok agar muncul di alert ketika hampir habis.

2

Atur lokasi penyimpanan

Tentukan rak/zona penyimpanan untuk memudahkan pencarian saat picking.

3

Kolom "Nilai Stok"

Otomatis dihitung: stok × harga beli rata-rata. Penting untuk laporan persediaan.

Saldo Awal Stok (Setup Pertama)

Saat go-live atau migrasi sistem, gudang harus input saldo awal semua sparepart yang sudah ada di rak.

bengkelpintar.app/inventory/opening-stock

Form Saldo Awal Stok — input qty & harga beli per item

1

Hitung fisik semua barang

Lakukan opname menyeluruh sebelum input. Catat di sheet/Excel terlebih dahulu untuk validasi.

2

Buka menu Saldo Awal Stok

Hanya tersedia untuk role yang punya permission inventory.opening.

3

Input qty & harga beli per item

Per barang: jumlah aktual + harga beli (cost) yang akan jadi referensi rata-rata.

⚠️ Cek angka 2x. Saldo awal yang salah akan memengaruhi laporan keuangan & perhitungan COGS selamanya.

4

Submit → JournalEntry otomatis

Sistem buat jurnal pembukaan: Dr. Persediaan | Cr. Modal Awal.

✓ Stok terdaftar, nilai persediaan tercatat di Neraca.

Approve Parts Request dari Mekanik

bengkelpintar.app/workorder/parts-request

Daftar Parts Request — review & approve permintaan dari mekanik

1

Buka menu Parts Request

Sidebar → Permintaan Parts. List menampilkan request berstatus Pending.

2

Review request

Klik request untuk lihat: SPK terkait, mekanik pemohon, list part & qty, catatan kebutuhan.

💡 Cek apakah qty wajar untuk pekerjaan tersebut. Konsultasi mekanik jika ragu.

3

Approve / Reject

Jika stok cukup → Approve. Stok otomatis berkurang, mekanik dapat notifikasi.
Jika stok habis → Reject dengan alasan, atau buat Purchase Request baru ke supplier.

⚠️ Approve = stok keluar permanen. Pastikan part benar-benar diambil mekanik.

4

Serahkan part fisik ke mekanik

Mekanik datang dengan ID Request → cocokkan → serahkan part.

✓ Stok inventory sinkron dengan fisik. Part tercatat ke WO.

Purchase Order — Pembelian ke Supplier

bengkelpintar.app/purchase/request

Purchase Request — usulan pembelian

bengkelpintar.app/purchase

Daftar PO yang sudah dibuat

Alur PO Lengkap

1

Request

Gudang/SA usulkan part yang habis

2

Approve

Manager setujui PR

3

PO

Buat PO ke supplier (kirim PDF)

4

Receive

Verifikasi & terima barang

5

AP

Tagihan masuk ke hutang supplier

bengkelpintar.app/purchase/receive

Penerimaan Barang dari PO — verifikasi qty & kondisi

1

Buka PO yang ingin diterima

Menu → Penerimaan Barang. Pilih PO yang barangnya datang.

2

Verifikasi fisik vs PO

Cocokkan: jumlah, kondisi, spesifikasi. Catat perbedaan jika ada (kurang, rusak).

3

Input qty diterima per item

Bisa partial (qty < PO). Sistem track sisa untuk delivery berikutnya.

4

Submit penerimaan

Stok otomatis bertambah. Jurnal: Dr. Persediaan | Cr. Hutang Supplier.

✓ Status PO: Received (atau Partial). AP terbentuk untuk dibayar Finance.

bengkelpintar.app/purchase/suppliers

Master Supplier — kelola data supplier & kontak

Stock Opname — Cek Fisik Berkala

bengkelpintar.app/inventory/opname

Form Stock Opname — bandingkan stok sistem vs fisik & rekonsiliasi

1

Buat sesi opname baru

Menu → Stock Opname → + Sesi Baru. Pilih cabang & tanggal cut-off.

2

Print/export daftar item

Sistem tampilkan semua part & stok sistem. Export ke Excel/PDF untuk dibawa ke gudang.

3

Hitung fisik di gudang

Catat qty fisik per item di sheet. Lakukan tim 2 orang untuk akurasi.

4

Input qty fisik ke sistem

Sistem highlight selisih (positif/negatif) per item.

💡 Selisih negatif = stok hilang. Selisih positif = stok lebih (kemungkinan barang yang tidak tercatat).

5

Submit & Adjustment

Setelah review, klik Approve Adjustment. Sistem buat jurnal koreksi: Dr/Cr. Adjustment Stock.

✓ Stok sistem disesuaikan dengan fisik. Laporan opname tersimpan untuk audit.

Stock Transfer Antar Cabang

bengkelpintar.app/inventory/transfer

Stock Transfer — kirim barang antar cabang

Untuk perusahaan multi-cabang. Cabang A bisa transfer barang ke Cabang B. Stok keluar di A & masuk di B saat barang sudah diterima.

Analytics Inventory

bengkelpintar.app/inventory/analytics

Dashboard analytics — fast/slow moving, dead stock, ABC analysis

🚀 Fast Moving

Item yang cepat keluar — pertahankan stok lebih banyak.

🐢 Slow Moving

Item yang lambat keluar — pertimbangkan diskon.

💀 Dead Stock

Tidak keluar 6+ bulan — clearance / return supplier.

📊 Turnover Ratio

Berapa kali stok berputar per periode — efisiensi modal.

Tips & Best Practice

✓

Opname rutin: minimal sebulan sekali, atau setiap akhir periode fiskal. Selisih kecil mudah diinvestigasi.

✓

Set min stok yang tepat: berdasarkan rata-rata pemakaian + lead time supplier. Sistem auto-alert jika di bawah.

⚠️

Jangan approve request tanpa stok aktual: selalu cek fisik sebelum approve, terutama part yang sering dimake-up oleh mekanik.

⚠️

FIFO wajib: ambil stok terlama dulu (First In First Out) — terutama untuk part dengan kadaluarsa (cairan, baterai).

Referensi Cepat

📦InventoryMaster stok/inventory

📥Saldo AwalSetup stok pertama kali/inventory/opening-stock

📊Stock OpnameCek fisik & adjustment/inventory/opname

🔄Stock TransferTransfer antar cabang/inventory/transfer

📈MovementRiwayat masuk/keluar/inventory/movement

🛒Purchase RequestUsulan pembelian/purchase/request

🛒Purchase OrderPO ke supplier/purchase

📥PenerimaanTerima barang dari PO/purchase/receive

🤝SupplierMaster supplier/purchase/suppliers

🔩Parts RequestPermintaan dari mekanik/workorder/parts-request