Operator / Front Office — Manual Bengkel Pintar ERP

Dashboard Front Office

bengkelpintar.app/operator

Beranda Operator — quick access ke check-in, booking, status, dan follow-up

🚗

Check-in Kendaraan

Catat kendaraan yang baru masuk bengkel (walk-in atau dari booking).

📅

Booking & Reservasi

Daftar booking masuk dan jadwal kendaraan yang akan datang.

📊

Status Kendaraan

Pantau status real-time semua kendaraan di bengkel.

📞

Follow-up

Hubungi pelanggan yang perlu tindak lanjut (reminder, kabar selesai).

📜

Riwayat Kunjungan

Histori kendaraan masuk & keluar bengkel.

📈

Laporan Operator

Statistik harian: total check-in, booking, completion rate.

Check-in Kendaraan (Walk-in)

Saat pelanggan datang langsung tanpa booking, Operator melakukan check-in untuk mendaftarkan kendaraan ke sistem.

bengkelpintar.app/operator/checkin

Form Check-in — cari kendaraan / pelanggan dan catat keluhan awal

1

Sambut pelanggan & buka menu Check-in

Klik Check-in di sidebar atau dashboard.

2

Cari kendaraan / pelanggan

Ketik plat nomor atau nama pelanggan di kolom pencarian. Sistem akan tampilkan match dari database.

💡 Pencarian hanya muncul saat ketik (search-on-demand) — tidak load semua data, jadi cepat untuk database besar.

3

Pilih kendaraan dari hasil pencarian

Klik kendaraan yang sesuai. Data pemilik, merk/tipe, dan riwayat kunjungan otomatis muncul.

⚠️ Jika pelanggan/kendaraan baru: klik + Pelanggan Baru dan isi data lengkap (nama, telpon, plat, merk).

4

Isi data check-in

Lengkapi:

KM Saat Ini (sesuai odometer)
Keluhan awal dari pelanggan
Kelengkapan kendaraan (STNK, helm, dompet, dll)
BBM (level bensin)
Foto kondisi (opsional, untuk dokumentasi awal)

5

Submit check-in

Klik Simpan Check-in. Kendaraan akan masuk ke antrian dan SA mendapat notifikasi untuk membuat SPK.

✓ Status kendaraan: Antri. SA akan memproses lebih lanjut.

ℹ️

Untuk kendaraan dari booking: data sudah ada di sistem, cukup klik booking → "Konfirmasi Kedatangan" — tidak perlu input ulang.

Mengelola Booking

bengkelpintar.app/operator/booking

Daftar booking — sortir per tanggal, status (pending / konfirmasi / hadir / no-show)

1

Lihat booking masuk

Booking bisa berasal dari pelanggan online (web/aplikasi) atau dibuat manual oleh SA. Operator melihat list dengan status:

Pending — booking baru masuk, belum dikonfirmasi
Dikonfirmasi — sudah disetujui & jadwal final
Hadir — pelanggan sudah datang
No-Show — pelanggan tidak datang sampai jam booking
Batal — dibatalkan

2

Konfirmasi booking pending

Klik booking → review jadwal & detail kendaraan → klik Konfirmasi. Sistem mengirim notifikasi (SMS/WA) ke pelanggan.

3

Buat booking manual

Klik + Booking Baru. Isi: pelanggan (cari/baru), tanggal, jam, jenis servis, mekanik (opsional, wajib untuk pre-WO).

💡 Booking pre_wo (servis spesifik mekanik tertentu) WAJIB pilih mekanik. Booking regular tidak perlu.

4

Saat pelanggan tiba

Klik booking → Konfirmasi Kedatangan → kendaraan langsung masuk antrian, SA terima notifikasi.

✓ Tidak perlu check-in ulang — data sudah lengkap dari booking.

Pantau Status Kendaraan

bengkelpintar.app/operator/status

Status board — semua kendaraan di bengkel beserta statusnya, real-time

Operator bisa melihat status semua kendaraan di bengkel saat ini — berguna saat pelanggan menelepon menanyakan kabar kendaraannya. Semua update via WebSocket, tidak perlu refresh.

Status	Arti	Perkiraan Waktu
Antri	Sudah check-in, menunggu SA buat SPK	5–15 menit
Diagnosa	SA/mekanik sedang memeriksa	15–30 menit
Pengerjaan	Mekanik sedang servis	Sesuai estimasi
QC	Quality check sebelum diserahkan	5–10 menit
Selesai	Siap diambil pelanggan	—
Lunas	Sudah dibayar, kendaraan keluar	—

Follow-up Pelanggan

bengkelpintar.app/operator/followup

Daftar follow-up — kendaraan selesai, reminder service, no-show booking

📞 Kabar Selesai

Hubungi pelanggan saat WO statusnya Selesai — beritahu siap diambil & total tagihan.

🔔 Reminder Service

Sistem auto-tag pelanggan yang sudah waktunya servis berkala (3 bulan / 5000 km). Operator follow-up.

❌ No-Show

Pelanggan booking tapi tidak datang. Operator hubungi untuk cek alasan & reschedule.

⭐ Review Request

Pelanggan baru selesai → minta review pengalaman servis untuk peningkatan layanan.

Riwayat & Laporan

bengkelpintar.app/operator/riwayat

Riwayat kunjungan kendaraan

bengkelpintar.app/operator/laporan

Laporan harian Operator

Tips & Best Practice

✓

Tanyakan kelengkapan dengan detail: dokumentasi kelengkapan saat check-in melindungi bengkel dari klaim "barang hilang".

✓

Konfirmasi booking H-1: kurangi no-show dengan kontak proaktif satu hari sebelum booking.

✓

Update no telepon: setiap kunjungan, verifikasi nomor telepon pelanggan masih aktif untuk kemudahan follow-up.

⚠️

Foto kondisi awal: wajib untuk kendaraan dengan kondisi khusus (bekas tabrakan, baret yang sudah ada). Hindari sengketa.

Referensi Cepat