Super Admin / Administrator — Manual Bengkel Pintar ERP

Ringkasan Akses

Super Admin memiliki akses tidak terbatas ke semua modul dan konfigurasi sistem. Berikut empat area utama tanggung jawab Administrator.

🗂️

Master Data

Kelola referensi sistem — jasa, paket, spare part, merk kendaraan, metode bayar, stall, dan departemen.

⚙️

Pengaturan Sistem

Cabang, data perusahaan, pajak, format penomoran dokumen SPK/PO/Invoice, dan konfigurasi akuntansi.

🔐

Role & User

Tambah user baru, tetapkan role, dan atur permission matrix per resource (View/Tambah/Edit/Hapus/Export).

✅

Approval & Cron

Atur aturan approval berjenjang berdasarkan kondisi bisnis dan jadwal cron otomatis harian/bulanan.

Master Data

Master Data adalah fondasi operasional bengkel. Semua data referensi yang dipakai di SPK, quotation, invoice, dan laporan bersumber dari sini. Pastikan data master lengkap dan akurat sebelum sistem dioperasikan.

Master Jasa

/master/jasa

Daftar Master Jasa — nama jasa, kategori, harga default, dan estimasi durasi pengerjaan

1

Buka Menu Master Jasa

Navigasi ke sidebar → Master Data → Jasa. Halaman menampilkan tabel semua jasa yang sudah terdaftar beserta harga dan kategorinya.

2

Klik "+ Tambah Jasa"

Tombol + Tambah Jasa berada di kanan atas tabel. Klik untuk membuka form input jasa baru.

3

Isi Data Jasa

Lengkapi semua field yang diperlukan:

Field	Keterangan
Nama Jasa	Nama jasa yang akan tampil di SPK dan invoice (contoh: "Ganti Oli Mesin")
Kategori	Pilih kategori jasa (Perawatan Rutin, Perbaikan, Kelistrikan, dll.)
Harga Default	Harga jual jasa dalam Rupiah — bisa diubah saat membuat SPK
Estimasi Durasi	Perkiraan waktu pengerjaan dalam menit (digunakan untuk kalkulasi kapasitas stall)

4

Simpan

Klik tombol Simpan. Jasa baru akan langsung muncul di tabel dan tersedia untuk dipilih saat membuat SPK atau paket.

Jasa berhasil ditambahkan dan dapat langsung digunakan di form SPK, Quotation, maupun Master Paket.

Master Data Lainnya

📦 Master Paket

Bundling satu atau lebih jasa dengan spare part terkait menjadi satu paket harga. Contoh: "Paket Tune Up 1000 cc" = Ganti Oli + Filter Oli + Busi. Paket ditampilkan sebagai pilihan shortcut di form SPK untuk mempercepat input.

/master/paket

Daftar Master Paket bundling jasa + spare part

🔩 Master Spare Part

Daftar semua item inventori yang bisa dijual atau dipakai dalam pengerjaan SPK. Setiap part memiliki: kode, nama, kategori, satuan, harga beli, harga jual, dan stok minimum. Stok minimum digunakan oleh cron stock-alert untuk notifikasi otomatis.

/master/spare-part

Master Spare Part — item inventori yang bisa dipakai di SPK

🏷️ Kategori Part

Pengelompokan spare part ke dalam kategori untuk memudahkan pencarian dan pelaporan. Contoh kategori: Oli & Filter, Rem, Kelistrikan, Ban, Aksesoris. Kategori juga digunakan sebagai filter pada laporan penggunaan part.

/master/kategori-part

Manajemen kategori spare part

🚗 Merk Kendaraan

Referensi merk dan model kendaraan yang dilayani bengkel. Data ini digunakan saat mendaftarkan kendaraan pelanggan baru sehingga input lebih konsisten dan bisa difilter dalam laporan servis per merk/model.

/master/merk-kendaraan

Referensi merk dan model kendaraan

💳 Metode Bayar

Daftar metode pembayaran yang diterima: Tunai, Transfer Bank, Kartu Debit/Kredit, QRIS, dan Tempo (kredit). Setiap metode bisa diaktifkan/nonaktifkan dan dikonfigurasi akun jurnalnya untuk integrasi akuntansi otomatis.

/master/metode-bayar

Konfigurasi metode pembayaran yang diterima

🅿️ Stall / Bay

Slot atau pos pengerjaan fisik di dalam bengkel. Setiap stall memiliki nama, kapasitas (kendaraan), dan status (aktif/nonaktif). Workshop Board menggunakan data ini untuk menampilkan layout visual penggunaan bay secara real-time.

/master/stall

Master Stall / Bay — slot pengerjaan di bengkel

🏢 Departemen

Unit organisasi dalam perusahaan (Service, Parts, Finance, HRD, dsb.). Digunakan untuk pengelompokan karyawan di modul HCM, alokasi biaya pada akuntansi, dan pembatasan akses data per departemen jika diperlukan.

/master/departments

Master Departemen — unit organisasi perusahaan

Pengaturan Sistem (Settings)

Menu Settings berisi seluruh konfigurasi operasional dan akuntansi bengkel. Perubahan di sini berdampak langsung pada perilaku seluruh modul. Lakukan perubahan dengan hati-hati.

Cabang

/settings/branches

Manajemen Cabang — tambah, edit, dan nonaktifkan cabang bengkel

Setiap cabang memiliki kode unik, nama, alamat lengkap, nomor telepon, dan status aktif/nonaktif. Kode cabang digunakan sebagai awalan penomoran dokumen (SPK, Invoice) sehingga nomor antar-cabang tidak bertabrakan. User dapat ditetapkan ke satu atau lebih cabang dari halaman Manajemen User.

Data Perusahaan

/settings/company

Profil perusahaan — nama, logo, alamat, NPWP, dan kontak

Informasi perusahaan (nama, logo, alamat, NPWP, nomor telepon) yang dicetak di header invoice, SPK, dan dokumen resmi lainnya. Upload logo dalam format PNG/JPG — disarankan ukuran 300×80 px dengan latar transparan.

Konfigurasi Pajak (PPN)

/settings/pajak

Pengaturan rate PPN dan toggle aktif/nonaktif

Atur persentase PPN (default 11%) dan aktifkan/nonaktifkan pengenaan pajak. Jika aktif, PPN dihitung otomatis di invoice dan tercetak sebagai baris tersendiri. Perubahan rate hanya berlaku untuk transaksi baru — transaksi existing tidak berubah.

Format Penomoran Dokumen

/settings/penomoran

Format nomor otomatis untuk SPK, PO, Invoice, dan dokumen lainnya

Tentukan format penomoran dokumen dengan variabel dinamis: [CABANG], [YYYY], [MM], [SEQ]. Contoh format SPK: SPK-[CABANG]-[YYYY][MM]-[SEQ:4] menghasilkan SPK-JKT-202503-0001. Reset counter per bulan atau per tahun dapat dikonfigurasi.

⚠️

Perhatian: Ubah format penomoran hanya sebelum sistem mulai digunakan atau di awal periode baru. Mengubah format di tengah operasional dapat menyebabkan duplikasi nomor atau gap dalam urutan dokumen.

Akuntansi — Saldo Awal

/settings/akuntansi/saldo

Input saldo awal (opening balance) per akun buku besar

Masukkan saldo awal setiap akun neraca (kas, piutang, hutang, modal, dll.) saat pertama kali sistem diaktifkan. Opening balance ini menjadi titik awal semua laporan keuangan. Harus diisi sebelum transaksi pertama dicatat.

Akuntansi — Periode Fiskal

/settings/akuntansi/periode

Manajemen periode fiskal — buka, tutup, dan kunci periode akuntansi

Setiap bulan merupakan satu periode akuntansi. Status periode: Terbuka — transaksi bisa ditambah/diedit; Ditutup — transaksi baru tidak bisa dibuat, tapi bisa dibuka kembali; Dikunci — permanen, tidak bisa diubah sama sekali (digunakan setelah audit).

Akuntansi — Budget / Anggaran

/settings/akuntansi/budget

Atur anggaran per akun × bulan untuk monitoring realisasi vs. target

Input anggaran (budget) untuk setiap akun pendapatan dan biaya per bulan dalam satu tahun fiskal. Laporan keuangan akan menampilkan kolom Budget vs. Realisasi vs. Variance sehingga manajemen bisa memantau penyerapan anggaran secara real-time.

RBAC — Role & User Management

Role-Based Access Control (RBAC) memungkinkan Admin mengontrol dengan presisi apa yang boleh dilihat dan dilakukan oleh setiap pengguna. Setiap role memiliki permission matrix sendiri.

Manajemen Role & Permission

/settings/roles

Permission matrix per role — centang per resource untuk View/Tambah/Edit/Hapus/Export

1

Buka Master Role & Menu

Navigasi ke Settings → Master Role & Menu. Halaman menampilkan daftar role yang ada di sistem beserta jumlah user yang menggunakannya.

2

Pilih Role untuk Diedit

Klik nama role (misalnya "Service Advisor") untuk membuka permission matrix-nya. Tabel menampilkan semua resource (modul/fitur) dalam baris, dan jenis aksi dalam kolom.

3

Atur Permission Per Resource

Centang atau hapus centang sesuai hak akses yang diinginkan:

View — dapat melihat data
Tambah — dapat membuat data baru
Edit — dapat mengubah data yang sudah ada
Hapus — dapat menghapus data
Export — dapat mengunduh data ke PDF/Excel

4

Klik Simpan Izin

Klik tombol Simpan Izin di bagian bawah tabel. Perubahan berlaku seketika — user dengan role tersebut akan mendapatkan/kehilangan akses pada refresh berikutnya.

Permission tersimpan dan berlaku untuk semua user dengan role yang sama.

Manajemen User

/settings/users

Daftar semua user — status aktif, role, dan cabang yang ditetapkan

1

Buka Manajemen User

Navigasi ke Settings → Manajemen User, lalu klik tombol + User Baru di kanan atas.

2

Isi Data User

Lengkapi form dengan informasi berikut:

Field	Keterangan
Nama Lengkap	Nama yang akan ditampilkan di sistem dan dokumen
Email	Email login — harus unik, tidak bisa dipakai dua kali
Password	Password awal — user disarankan menggantinya setelah login pertama
Role	Pilih satu role dari daftar yang tersedia
Cabang	Tetapkan cabang akses (bisa lebih dari satu untuk multi-cabang)

3

Simpan — User Siap Login

Klik Simpan. User langsung aktif dan dapat login dengan email + password yang ditentukan.

Akun user berhasil dibuat. Kirimkan kredensial login kepada user yang bersangkutan melalui saluran yang aman.

⚠️

Periksa Permission Sebelum User Mulai Kerja
User dengan role custom mengikuti permission matrix yang Anda tetapkan. Pastikan permission sudah benar sebelum user mulai bekerja — terutama untuk aksi Edit dan Hapus pada data sensitif seperti invoice dan jurnal.

Dashboard Editor

Setiap role memiliki layout dashboard sendiri yang dapat dikustomisasi. Admin dapat mengatur widget mana yang tampil dan posisinya untuk setiap role.

/settings/dashboard

Dashboard Editor — drag & drop widget ke layout grid per role

1

Buka Layout Dashboard

Navigasi ke Settings → Layout Dashboard.

2

Pilih Role yang Ingin Dikustomisasi

Gunakan dropdown di atas layout untuk memilih role target. Perubahan hanya memengaruhi role yang dipilih.

3

Drag Widget dari Katalog

Panel kanan menampilkan semua widget yang tersedia (grafik pendapatan, antrian aktif, stok kritis, dll.). Drag widget yang diinginkan ke area grid di kiri.

4

Atur Ukuran & Posisi

Tarik sudut widget untuk mengubah ukuran. Seret widget untuk memindahkan posisinya dalam grid.

5

Klik Simpan Layout

Klik Simpan Layout. Semua user dengan role tersebut akan melihat layout baru saat membuka dashboard.

Layout tersimpan dan berlaku untuk semua user dengan role yang dipilih.

ℹ️

Layout Default
Setiap role memiliki layout default bawaan sistem yang sudah dikonfigurasi sesuai kebutuhan tipikal role tersebut. Kustomisasi hanya memengaruhi role yang dipilih — role lain tidak berubah. Untuk kembali ke default, gunakan tombol Reset ke Default.

Approval Workflow

Modul Approval memungkinkan Admin mengatur aturan persetujuan berjenjang untuk transaksi yang melampaui ambang batas tertentu, seperti Purchase Order besar atau diskon di atas toleransi.

/settings/approval

Approval Workflow — aturan trigger, level approver, dan urutan persetujuan

Approval Rule

Kondisi yang memicu kebutuhan approval. Contoh: PO total > Rp 5.000.000, atau diskon > 20%.

Approval Level

Urutan approver — Level 1 (misalnya Kepala Bengkel) harus setuju dulu sebelum Level 2 (Direktur) bisa menyetujui.

Approver

User spesifik atau role yang ditunjuk sebagai approver di setiap level. Notifikasi dikirim otomatis saat butuh approval.

Buat Approval Rule Baru

1

Buka Settings → Approval

Navigasi ke Settings → Approval Workflow, lalu klik + Buat Rule Baru.

2

Pilih Modul & Kondisi Trigger

Pilih modul (Purchase Order, Diskon SPK, dll.) dan tentukan kondisi numerik yang memicu approval (contoh: Total > 5.000.000).

3

Tambah Level Approval

Klik + Tambah Level. Pilih user atau role sebagai approver untuk level tersebut. Ulangi untuk setiap level yang diperlukan.

4

Simpan Rule

Klik Simpan. Rule langsung aktif — semua transaksi yang memenuhi kondisi akan masuk antrian approval.

Approval rule aktif. Pembuat transaksi akan mendapat notifikasi bahwa dokumennya menunggu persetujuan.

Cron Jobs — Tugas Terjadwal Otomatis

Cron Jobs adalah tugas-tugas otomatis yang dijalankan sistem secara terjadwal tanpa intervensi manual. Administrator dapat mengaktifkan, menonaktifkan, atau mengubah jadwal setiap cron.

/settings/cron

Daftar Cron Jobs — status, jadwal, dan log eksekusi terakhir

Nama Cron	Fungsi	Jadwal Default
`stock-alert`	Cek semua item inventori yang berada di bawah stok minimum dan kirim notifikasi ke Gudang & Admin	Setiap hari pukul 07:00
`booking-reminder`	Kirim pengingat otomatis (email/WhatsApp) ke pelanggan yang memiliki booking H-1	Setiap hari pukul 16:00
`payroll-generate`	Generate slip gaji bulanan berdasarkan data kehadiran, lembur, dan potongan yang telah disetujui	Tanggal 1 setiap bulan pukul 00:00

Aktifkan atau Nonaktifkan Cron

1

Buka Settings → Cron Jobs

Navigasi ke Settings → Cron Jobs. Tabel menampilkan semua cron beserta status (Aktif/Nonaktif), jadwal, dan waktu eksekusi terakhir.

2

Klik Toggle pada Cron yang Diinginkan

Toggle hijau = aktif, abu-abu = nonaktif. Klik untuk mengubah status. Konfirmasi popup akan muncul.

3

Ubah Jadwal (Opsional)

Klik ikon Edit pada baris cron untuk mengubah jadwal menggunakan format cron expression (contoh: 0 7 * * * = setiap hari pukul 07:00).

Perubahan jadwal berlaku mulai eksekusi berikutnya. Cron yang sedang berjalan tidak langsung dihentikan.

AI Settings

Bengkel Pintar ERP terintegrasi dengan layanan AI (OpenAI-compatible) untuk fitur analisis prediktif, rekomendasi servis, dan asisten laporan. Konfigurasi koneksi AI dilakukan di sini.

/settings/ai

Konfigurasi AI — API key, provider, pilihan model, dan tes koneksi

1

Pilih Provider AI

Pilih provider dari dropdown: OpenAI, Azure OpenAI, atau endpoint custom yang kompatibel dengan OpenAI API.

2

Masukkan API Key

Paste API Key dari provider yang dipilih. Key disimpan terenkripsi di server dan tidak pernah ditampilkan ulang dalam bentuk teks biasa.

Jangan bagikan API Key ke siapapun. Jika key bocor, segera revoke di dashboard provider dan generate key baru.

3

Pilih Model

Pilih model AI yang akan digunakan (contoh: gpt-4o-mini untuk analitik ringan, gpt-4o untuk analisis laporan kompleks).

4

Klik "Tes Koneksi"

Klik tombol Tes Koneksi untuk memverifikasi bahwa API Key dan endpoint berfungsi dengan benar.

Koneksi berhasil — fitur AI Analytics dan rekomendasi servis kini aktif di seluruh sistem.

Quick Reference — URL & Hak Akses

Aksi / Halaman	URL	Hak Akses Minimum
Dashboard Konsolidasi	`/dashboard`	Admin, Manager
Master Jasa	`/master/jasa`	Admin
Master Paket	`/master/paket`	Admin
Master Spare Part	`/master/spare-part`	Admin, Gudang (View)
Kategori Spare Part	`/master/kategori-part`	Admin
Merk Kendaraan	`/master/merk-kendaraan`	Admin
Metode Pembayaran	`/master/metode-bayar`	Admin
Stall / Bay	`/master/stall`	Admin
Departemen	`/master/departments`	Admin, HCM (View)
Cabang	`/settings/branches`	Admin
Data Perusahaan	`/settings/company`	Admin
Konfigurasi Pajak	`/settings/pajak`	Admin
Format Penomoran	`/settings/penomoran`	Admin
Saldo Awal Akuntansi	`/settings/akuntansi/saldo`	Admin, Finance
Periode Fiskal	`/settings/akuntansi/periode`	Admin, Finance
Budget Akuntansi	`/settings/akuntansi/budget`	Admin, Finance
Role & Permission	`/settings/roles`	Admin
Manajemen User	`/settings/users`	Admin
Layout Dashboard	`/settings/dashboard`	Admin
Approval Workflow	`/settings/approval`	Admin
Cron Jobs	`/settings/cron`	Admin
AI Settings	`/settings/ai`	Admin