🔩 Alur Parts Request
Bagaimana mekanik meminta sparepart dari gudang, apa yang terjadi jika stok habis, dan bagaimana Purchase Order ke supplier dibuat secara otomatis untuk mengisi kembali stok yang habis.
Flow Diagram — 3 Skenario Parts Request
Parts Request Decision Tree
3 jalur berbeda berdasarkan ketersediaan stok
flowchart TD
A([Mekanik Buat\nParts Request]) --> B[Sistem Cek\nStok Real-time]
B --> C{Kondisi Stok}
C -->|Stok Cukup| D1[Gudang: Siapkan\n& Keluarkan Barang]
D1 --> E1[Update Mutasi\nStok Keluar]
E1 --> F1[Serahkan ke\nMekanik]
F1 --> G1([Mekanik Lanjut\nPengerjaan])
C -->|Stok Menipis| D2[Gudang: Penuhi\nRequest Saat Ini]
D2 --> E2[Sistem Buat\nDraft PO Otomatis]
E2 --> F2[Admin Approve\nDraft PO]
F2 --> G2[Kirim PO ke\nSupplier]
D2 --> G1
C -->|Stok Habis| D3[Status: OUT OF STOCK]
D3 --> E3{Prioritas\nUrgent?}
E3 -->|Ya, Sangat Urgent| F3[Cari Alternatif:\nBeli Langsung / Pinjam Cabang Lain]
E3 -->|Normal| G3[Buat PO Urgent\nke Supplier]
F3 --> H3[Stok Darurat\nDidapat]
G3 --> I3[Tunggu Kiriman\nSupplier]
H3 & I3 --> D1
style A fill:#fef3c7,stroke:#f59e0b
style G1 fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style D3 fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
style F3 fill:#ede9fe,stroke:#8b5cf6
Skenario A — Stok Tersedia
Skenario paling umum. Proses cepat, biasanya selesai dalam 5-10 menit.
1
🔧 Mekanik
Buat Parts Request dari WO
Dari halaman WO yang sedang dikerjakan, mekanik klik "Request Parts". Pilih barang dari katalog sistem. Stok real-time langsung tampil.
| Part | Qty | Stok |
|---|---|---|
| Oli Castrol 5W-30 | 4 L | 48 L Ada |
| Filter Oli Honda | 1 pcs | 15 pcs Ada |
Kirim Request
2
📦 Gudang
Konfirmasi & Siapkan Barang
Notifikasi masuk ke dashboard gudang. Petugas gudang melihat request, mengambil barang dari rak, scan barcode untuk konfirmasi.
3
🔧 Mekanik
Terima Parts & Lanjut Kerja
Mekanik menerima barang dari gudang. Status Parts Request berubah ke FULFILLED. Stok otomatis berkurang. Mekanik langsung melanjutkan pengerjaan WO.
Skenario B — Stok Habis, Perlu PO
Memerlukan waktu lebih lama, bergantung pada kecepatan supplier. Biasanya 1-3 hari kerja.
1
🔧 Mekanik
Parts Request — Stok Habis Terdeteksi
Saat mekanik request, sistem menampilkan status stok habis. Request tetap dibuat dengan status OUT_OF_STOCK. Job item di WO otomatis berubah ke WAITING_PARTS.
Stok Kampas Rem Toyota habis (0 set). Sistem akan membuat draft PO ke supplier.
| Part | Stok | Butuh |
|---|---|---|
| Kampas Rem Depan Toyota | 0 set | 1 set |
Draft PO otomatis dibuat... Menunggu approval admin
2
👨💼 Admin
Approve Draft PO & Kirim ke Supplier
Admin menerima notifikasi draft PO dari sistem. Cek detail dan approve. Sistem kirim PO ke supplier via email. Admin bisa tandai PO sebagai "urgent" untuk mempercepat pengiriman.
3
📦 Gudang
Terima Barang dari Supplier
Barang tiba, gudang verifikasi jumlah dan kondisi, scan dan terima di sistem. Stok diupdate otomatis. Parts Request yang waiting otomatis diproses dan mekanik mendapat notifikasi.
4
🔧 Mekanik
Terima Notifikasi & Lanjut Kerja
Mekanik mendapat notifikasi "Parts sudah tersedia". Ambil parts dari gudang dan lanjutkan pengerjaan WO yang sempat tertunda.
Pelanggan Perlu Diberitahu: Admin harus menghubungi pelanggan jika WO tertunda lebih dari estimasi awal karena menunggu stok. Transparansi meningkatkan kepercayaan.