🔄 End-to-End Flow
Alur lengkap ekosistem Bengkel Pintar dari pertama kali pelanggan booking, melalui seluruh proses servis, pembelian parts, QC, hingga pembayaran dan dampaknya ke laporan keuangan.
Master Flow Diagram
End-to-End — Semua Modul
Interaksi antar modul dalam satu siklus servis lengkap
flowchart TD
subgraph Booking_WO
A([Pelanggan Booking]) --> B[Konfirmasi Jadwal]
B --> C[Check-in & Buat WO]
C --> D[Assign Mekanik]
end
subgraph Servis
D --> E[Diagnosa Kendaraan]
E --> F{Perlu\nParts?}
F -->|Ya| G[Parts Request\nke Gudang]
G --> H{Stok?}
H -->|Ada| I[Gudang Keluarkan\nParts]
H -->|Habis| J[Buat PO\nke Supplier]
J --> K[Terima Barang\nfrom Supplier]
K --> I
I --> L[Pengerjaan\nDilanjutkan]
F -->|Tidak| L
L --> M[Semua Job Selesai]
end
subgraph QC_Payment
M --> N[QC oleh\nKepala Mekanik]
N --> O{QC Pass?}
O -->|Tidak| L
O -->|Ya| P[WO: SELESAI]
P --> Q[Kasir: Proses\nInvoice & Bayar]
Q --> R[Serah Terima\nKendaraan]
end
subgraph System_Updates
I --> S1[Stok Inventory\nBerkurang]
J --> S2[Hutang Supplier\nTercatat di Finance]
Q --> S3[Pendapatan\nTercatat di Finance]
L --> S4[Waktu Mekanik\nTercatat di HCM]
R --> S5[Laporan\nDiupdate]
end
style A fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6
style R fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style J fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
style S3 fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
Timeline Lengkap
1
🌐 Sistem + Pelanggan
T-2 Hari: Booking Online
Pelanggan booking melalui website/WA. Sistem konfirmasi jadwal dan simpan di database. Admin cabang mendapat notifikasi booking baru.
2
👨💼 Admin
T-1 Hari: Persiapan
Admin cek booking esok hari. Pre-assign mekanik. Cek ketersediaan parts untuk layanan yang dipesan. Jika ada parts yang stoknya menipis, buat PO preventif.
Modul yang Aktif: Booking, HCM (jadwal mekanik), Inventory (cek stok)
3
👨💼 Admin
Hari H 09:00: Check-in & Buat WO
Pelanggan tiba. Admin check-in booking, sistem otomatis buat WO dari data booking. Mekanik yang sudah di-assign mendapat notifikasi. WO masuk status ANTRIAN.
WO-2025-103 Dibuat
Antrian
Pelanggan: Maya Putri
Kendaraan: Honda Jazz B 5678 DEF
Layanan: Service Rutin + Ganti Oli
Mekanik: Rudi Hartono (pre-assigned)
4
🔧 Mekanik
09:15: Mulai Diagnosa
Rudi membuka WO di dashboard-nya, klik "Mulai". Sistem record waktu mulai. Rudi melakukan inspeksi menyeluruh dan menemukan kondisi filter udara sangat kotor — diusulkan sebagai tambahan item.
5
👨💼 Admin
09:25: Konfirmasi Tambahan Item ke Pelanggan
Admin menginformasikan temuan mekanik ke pelanggan. Pelanggan setuju tambahan filter udara. Admin update WO dengan item baru. Estimasi biaya diperbarui: dari Rp 480rb menjadi Rp 595rb.
6
🔧 Mekanik
09:30: Parts Request
Rudi request: oli 4L, filter oli, filter udara. Sistem cek stok — semua tersedia. Notifikasi ke gudang langsung terkirim.
7
📦 Gudang
09:32: Siapkan & Serahkan Parts
Petugas gudang menerima notifikasi, ambil barang dari rak, scan barcode tiap item, konfirmasi di sistem. Serahkan ke Rudi. Stok inventory berkurang otomatis dan mutasi tercatat.
Modul yang Update: Inventory (mutasi keluar), Parts Request (FULFILLED)
8
🔧 Mekanik
09:35 - 10:45: Pengerjaan
Rudi mengerjakan semua job item: ganti oli + filter, bersihkan filter udara ganti filter baru, tune up injeksi. Setiap job item diselesaikan satu per satu. Rudi menandai selesai di sistem.
9
🔍 Kepala Mekanik
10:50: Quality Check
WO otomatis naik ke QC. Kepala Mekanik Budi cek menggunakan checklist. Semua item lolos. Test drive — mesin lebih responsif. QC di-approve, WO berubah ke SELESAI.
HCM Update: Waktu kerja Rudi tercatat: 1j 30m. Rating QC terupdate.
10
💳 Kasir
11:00: Proses Pembayaran
WO muncul di antrian kasir. Invoice otomatis berisi: oli + filter Rp 295rb, filter udara Rp 120rb, tune up Rp 180rb, total Rp 595rb. Pelanggan bayar tunai Rp 600rb, kembalian Rp 5rb.
Total Tagihan
Rp 595.000
| Oli + Filter Oli | Rp 295.000 |
| Filter Udara Honda | Rp 120.000 |
| Tune Up Injeksi | Rp 180.000 |
Konfirmasi Bayar Rp 600.000 (Kembalian Rp 5.000)
11
👨💼 Admin
11:05: Serah Terima Kendaraan
Admin memanggil Maya, menjelaskan pekerjaan yang sudah dilakukan, menyerahkan kunci dan struk. Admin konfirmasi serah terima di sistem. WO resmi tertutup.
12
🤖 Sistem — Update Otomatis
Background: Semua Modul Diupdate
Setelah WO tertutup, sistem otomatis melakukan beberapa update di background:
💰 Finance
Pendapatan Rp 595rb dicatat. Kas tunai bertambah. Laporan harian diupdate.
📦 Inventory
Stok oli, filter oli, filter udara berkurang sesuai yang digunakan.
👤 HCM
Rudi: +1 WO selesai, waktu kerja +1j30m, poin komisi ditambahkan.
📊 Laporan
Dashboard diperbarui: WO count, pendapatan, avg time semua terupdate.
Selesai! Total waktu dari check-in hingga serah terima: 2 jam 5 menit. Pelanggan puas, sistem terupdate, mekanik dapat komisi, keuangan tercatat lengkap.