Quotation / SPK
Surat Penawaran Kerja (SPK) atau Quotation adalah estimasi biaya servis yang diberikan kepada pelanggan sebelum pekerjaan dimulai. Dapat dikonversi langsung menjadi Work Order setelah disetujui.
Status Quotation
| Status | Badge | Deskripsi |
|---|---|---|
draft | Draft | Quotation sedang dibuat, belum dikirim ke pelanggan |
pending | Pending | Dikirim ke pelanggan, menunggu persetujuan |
approved | Approved | Disetujui pelanggan, siap dikonversi ke WO |
rejected | Ditolak | Pelanggan menolak quotation |
converted | Converted | Sudah dikonversi menjadi Work Order |
expired | Expired | Masa berlaku quotation telah habis (7 hari) |
UI Mockup — Quotation
Bengkel
Pintar
Pintar
Work Order
Quotation
Kasir
Data Pelanggan & Kendaraan
Nama Pelanggan
Dewi Lestari
No. HP
08123456789
No. Polisi
B 1111 ZZZ
Merk
Honda
Tipe
CR-V 2023
Item Layanan
+ Tambah Item
| Layanan | Qty | Harga | Total |
|---|---|---|---|
| Service Rutin 50.000km | 1 | Rp 350.000 | Rp 350.000 |
| Oli Mesin Castrol 5W-30 | 4 Ltr | Rp 85.000 | Rp 340.000 |
| Filter Oli | 1 | Rp 65.000 | Rp 65.000 |
| Total Estimasi | Rp 755.000 | ||
Bengkel
Pintar
Pintar
Quotation
| No. SPK | Pelanggan | Total | Status | Aksi |
|---|---|---|---|---|
| SPK-001 | Dewi Lestari | Rp 755.000 | Pending | Convert WO |
| SPK-002 | Hendra Wijaya | Rp 1.200.000 | Approved | Buat WO |
| SPK-003 | Maya Putri | Rp 450.000 | Draft | Edit |
Flow Diagram — Quotation ke Work Order
Alur Quotation / SPK
Dari pembuatan SPK hingga konversi ke Work Order
flowchart TD
A([Pelanggan Minta\nEstimasi Biaya]) --> B[Admin: Buat Quotation\nInput Item & Harga]
B --> C[Status: DRAFT]
C --> D{Perlu Review\nHarga?}
D -->|Ya| E[Kepala Mekanik\nVerifikasi Estimasi]
D -->|Tidak| F[Kirim ke Pelanggan]
E --> F
F --> G[Status: PENDING]
G --> H{Respons\nPelanggan}
H -->|Setuju| I[Status: APPROVED]
H -->|Negosiasi| J[Revisi Quotation]
J --> F
H -->|Tolak| K[Status: REJECTED]
H -->|Tidak Respons\n7 Hari| L[Status: EXPIRED]
I --> M{Langsung\nKerjakan?}
M -->|Ya| N[Convert ke\nWork Order]
M -->|Jadwal Nanti| O[Simpan, Buat WO\nSaat Datang]
N --> P[Status: CONVERTED]
O --> P
P --> Q([WO Aktif])
style A fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6
style Q fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style K fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
style L fill:#f1f5f9,stroke:#94a3b8
Aturan Quotation
📋 Pembuatan SPK
- SPK nomor auto:
SPK-YYYY-NNNN - Wajib: pelanggan, kendaraan, minimal 1 item layanan
- Harga bisa dari Master Tarif atau manual
- Bisa attach foto kondisi kendaraan
⏱ Masa Berlaku
- Default berlaku 7 hari sejak dikirim
- Admin bisa extend masa berlaku 1x
- Quotation expired tidak bisa di-convert ke WO
- Harga valid sesuai tanggal quotation dibuat
🔄 Konversi ke WO
- Hanya quotation status
approvedyang bisa dikonversi - Semua item otomatis di-import ke WO
- Harga di WO mengikuti harga di quotation
- Penambahan item di WO tetap diperbolehkan
📱 Notifikasi Pelanggan
- Quotation dikirim via WhatsApp atau email
- Reminder otomatis H-1 sebelum expired
- Pelanggan bisa approve via link di pesan
- Admin notifikasi saat pelanggan respond