Purchase Order
Pembelian sparepart dan bahan habis pakai dari supplier. Alur PO mencakup pembuatan, approval berjenjang, pengiriman ke supplier, penerimaan barang, dan rekonsiliasi faktur.
Status Purchase Order
| Status | Badge | Deskripsi |
|---|---|---|
draft | Draft | PO dibuat, belum diajukan untuk approval |
pending_approval | Pending Approval | Menunggu approval dari Admin / Manager |
approved | Approved | Disetujui, siap dikirim ke supplier |
sent | Dikirim | PO sudah dikirim ke supplier |
partial | Sebagian Terima | Sebagian barang sudah diterima |
received | Diterima | Semua barang sudah diterima |
cancelled | Dibatalkan | PO dibatalkan sebelum diterima |
UI Mockup — Purchase Order
Bengkel
Pintar
Pintar
Stok Barang
Purchase Order
Supplier
Info PO
No. PO
Auto: PO-2025-045
Tanggal
26 Apr 2025
Supplier
PT. Sumber Parts Nusantara
Target Terima
30 Apr 2025
Prioritas
Normal
Item PO
+ Tambah
| Item | Qty | Harga Beli | Total |
|---|---|---|---|
| Filter Oli Honda FLT-015 | 20 pcs | Rp 28.000 | Rp 560.000 |
| Kampas Rem Depan Toyota REM-008 | 10 set | Rp 95.000 | Rp 950.000 |
| Total PO | Rp 1.510.000 | ||
Bengkel
Pintar
Pintar
Purchase Order
Cocokkan jumlah barang yang diterima dengan PO. Jika ada selisih, catat sebagai retur parsial.
Verifikasi Penerimaan
| Item | Pesan | Terima | Selisih |
|---|---|---|---|
| Filter Oli Honda | 20 | 20 | 0 |
| Kampas Rem Toyota | 10 | 8 | -2 |
Upload Dokumen
📎 Upload Surat Jalan / Faktur
Konfirmasi Penerimaan
Flow Diagram — Purchase Order
Alur Purchase Order
Dari pembuatan PO hingga penerimaan barang dan update stok
flowchart TD
A([Stok Menipis /\nParts Request Urgent]) --> B[Gudang: Buat\nDraft PO]
B --> C[Pilih Supplier\n& Item]
C --> D[Submit untuk\nApproval]
D --> E{Nilai PO}
E -->|Di bawah 5jt| F[Approval\nAdmin Cabang]
E -->|5jt - 25jt| G[Approval\nKepala Cabang]
E -->|Di atas 25jt| H[Approval\nSuper Admin]
F --> I{Approved?}
G --> I
H --> I
I -->|Tidak| J[PO Ditolak\nRevisi atau Batalkan]
I -->|Ya| K[PO Status: APPROVED]
K --> L[Kirim PO ke\nSupplier via Email/WA]
L --> M[PO Status: SENT]
M --> N[Supplier Proses\n& Kirim Barang]
N --> O[Barang Tiba\ndi Gudang]
O --> P[Gudang: Verifikasi\nJumlah & Kondisi]
P --> Q{Sesuai\nPO?}
Q -->|Sesuai Semua| R[PO Status: RECEIVED]
Q -->|Sebagian| S[PO Status: PARTIAL\nCatat Selisih]
S --> T[Retur Klaim\nke Supplier]
Q -->|Tidak Sesuai| T
R --> U[Update Stok\nInventory]
S --> U
U --> V[Catat Hutang ke\nSupplier di Finance]
V --> W([PO Selesai])
style A fill:#fef3c7,stroke:#f59e0b
style W fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style J fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
style T fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
Aturan & Threshold Approval
💰 Threshold Approval
- Di bawah Rp 5 juta: Admin Cabang
- Rp 5-25 juta: Kepala Cabang / Manager
- Di atas Rp 25 juta: Super Admin / Direktur
- Threshold bisa dikonfigurasi per cabang
🏭 Supplier
- Supplier terdaftar di Master Data
- Setiap supplier punya term pembayaran (net 30, dll)
- Rating supplier berdasarkan histori pengiriman
- Blacklist supplier jika terlalu banyak retur
📋 Dokumen
- PO dicetak / dikirim sebagai PDF
- Surat Jalan dan Faktur wajib diupload saat terima
- Semua dokumen tersimpan di MinIO storage
- Retensi dokumen 5 tahun
💳 Pembayaran ke Supplier
- Rekap hutang ke supplier tercatat di Finance
- Jadwal bayar sesuai term supplier
- Pembayaran perlu approval Finance Manager
- Bukti bayar wajib diupload