Approval Workflow
Sistem approval berjenjang untuk transaksi yang memerlukan otorisasi. Threshold dan level approver dapat dikonfigurasi per cabang dan per tipe transaksi.
Approval Matrix
| Tipe Transaksi | Level 1 | Level 2 | Level 3 |
|---|---|---|---|
| Purchase Order | Admin Cabang (s/d 5jt) | Kepala Cabang (s/d 25jt) | Super Admin (> 25jt) |
| Diskon Kasir | Kasir (s/d 10%) | Admin Cabang (10-20%) | Super Admin (> 20%) |
| Pengeluaran Kas | Admin (s/d 500rb) | Admin Cabang (s/d 5jt) | Super Admin (> 5jt) |
| Stok Adjustment | Gudang (qty kecil) | Admin Cabang (qty besar) | Super Admin (write-off) |
| Disposal Aset | Admin Cabang (s/d 25jt) | Super Admin (> 25jt) | — |
| Transfer Stok Cabang | Kedua Admin Cabang | — | — |
| Pembatalan WO | Admin Cabang | — | — |
UI Mockup — Approval Inbox
Bengkel
Pintar
Pintar
System
Approval Inbox
History
Settings
5
Pending
28
Disetujui
3
Ditolak
2.4j
Avg. Response
| Tipe | Pengaju | Nilai | Waktu | Aksi |
|---|---|---|---|---|
| PO Beli Oli & Filter | Gudang — Cab. Utama | Rp 3,2jt | 2j lalu |
Setuju
Tolak
|
| Diskon 25% WO-2025-041 | Kasir Sari — Cab. Utama | Rp 320rb | 4j lalu |
Setuju
Tolak
|
| Kas Pembelian Kompresor | Admin — Cab. Selatan | Rp 8,5jt | 1h lalu |
Setuju
Tolak
|
Flow Diagram — Approval Process
Generic Approval Flow
Alur generik untuk semua tipe transaksi yang memerlukan approval
flowchart TD
A([User: Buat\nTransaksi / Request]) --> B{Perlu\nApproval?}
B -->|Tidak| C[Langsung Proses]
B -->|Ya| D[Sistem: Tentukan\nApprover berdasarkan\nRule & Threshold]
D --> E[Kirim Notifikasi\nke Approver]
E --> F[Approver: Review\ndi Approval Inbox]
F --> G{Keputusan}
G -->|Approve| H[Status: APPROVED]
G -->|Reject| I[Status: REJECTED]
G -->|Request Info| J[Kirim Notifikasi\nke Pengaju]
J --> K[Pengaju: Berikan\nInfo Tambahan]
K --> F
H --> L{Perlu Level\nBerikutnya?}
L -->|Ya| M[Lanjut ke\nApprover Level 2/3]
M --> F
L -->|Tidak| N[Transaksi\nDiproses]
I --> O[Pengaju\nDiNotifikasi]
N --> P([Selesai])
O --> Q{Revisi\ndan Ajukan Ulang?}
Q -->|Ya| A
Q -->|Tidak| R([Dibatalkan])
style C fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style H fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
style I fill:#fee2e2,stroke:#ef4444
style P fill:#dcfce7,stroke:#16a34a
Aturan Approval
⏱ SLA Approval
- Level 1 (Admin Cabang): max 2 jam kerja
- Level 2 (Manager): max 4 jam kerja
- Level 3 (Super Admin): max 8 jam kerja
- Escalate otomatis jika SLA terlewat
🔔 Notifikasi
- Push notification di aplikasi web
- Email notification ke approver
- WhatsApp notification untuk urgent
- Reminder tiap 1 jam jika belum direspons
📋 Riwayat Approval
- Semua keputusan approval tercatat lengkap
- Timestamp dan user yang approve tersimpan
- Catatan alasan reject wajib diisi
- Audit trail tidak bisa dihapus
⚙️ Konfigurasi
- Threshold approval bisa diset per cabang
- Backup approver jika approver utama tidak aktif
- Delegasi approval sementara bisa diatur
- Perubahan config perlu approval Super Admin